Assistante de direction (temporaire)

Durée du poste : FT temporaire (janvier 2025 – 7 novembre 2025)

Heures: 35 heures par semaine

Emplacement: Canada, éloigné

Compensation: $64,169 à $75,069

Exigences: 

• 2+ années d'expérience administrative
• Expérience de travail avec un conseil d'administration
• Des déplacements partout au Canada, y compris dans les régions éloignées, seront nécessaires.

Date de clôture: 2 décembre 2024

Qui nous sommes

Fondée en 2008, Indigenous Youth Roots est une organisation nationale dirigée par des jeunes autochtones. Nous envisageons un avenir dans lequel les jeunes autochtones seront autonomes et connectés en tant que leaders dynamiques au sein de communautés dynamiques et prospères. Nous collaborons avec les communautés pour offrir des programmes, des subventions et des opportunités ancrés dans les modes de connaissance et d’être autochtones et conçus pour renforcer et amplifier les voix des jeunes autochtones. En centrant les perspectives des jeunes autochtones, nous avons 7 principes profondément ancrés qui nous guident dans notre travail et dans la manière dont nous interagissons les uns avec les autres.

• La réciprocité
• Innovation
• Responsabilité
• Réclamation
• Plaidoyer
• Réapparition
• Solidarité

IYR est un lieu de travail qui donne la priorité à ses employés et à sa communauté. Nous sommes un employeur au salaire décent et croyons qu'il est important de donner la priorité à un équilibre sain entre travail et vie privée. Nous offrons des possibilités d'horaires de travail flexibles, des congés pour les cérémonies et d'autres responsabilités de la vie et nous répondons activement aux besoins d'accessibilité de ceux qui travaillent avec nous. Nous sommes un environnement de travail axé sur les résultats, choisissant de nous concentrer sur la réalisation des objectifs plutôt que de promouvoir le statu quo.

Objectif du poste

Relevant du directeur général ou de son remplaçant désigné, l'adjoint exécutif fournira un soutien administratif de haut niveau au directeur général ou à son remplaçant désigné et, à l'occasion, au conseil d'administration. Ce rôle comprend la gestion des horaires, la coordination des réunions, la préparation des rapports et le traitement des informations confidentielles avec discrétion. L'adjoint exécutif contribuera à favoriser un environnement de travail positif, en harmonie avec les valeurs et les principes directeurs de l'organisation.

Résumé des tâches et responsabilités

Administration

• Préparer des rapports et des mesures pour soutenir la prise de décision et la planification stratégique pour le directeur général ou son représentant.
• Servir d’agent de liaison auprès du conseil d’administration pour la planification des réunions et la préparation du matériel.
• Responsable de la rédaction des procès-verbaux lors des réunions et veille à leur distribution en temps opportun aux membres concernés.
• Soutenir d’autres tâches assignées par le conseil.
• Fournir un soutien à l’équipe des ressources humaines et des opérations, selon les besoins.

Soutien général et amélioration des processus

• Répondez aux demandes de routine par téléphone et par courrier électronique, en dirigeant les questions plus complexes vers les membres de l’équipe appropriés.
• Aider aux tâches administratives telles que la réservation de voyages et la coordination du traitement des dépenses.
• Préparer et éditer la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents selon les besoins.
• Rédiger et diffuser des communications internes lorsque nécessaire.

Coordination de réunion

• Planifier et coordonner les réunions, y compris l'organisation de la logistique telle que les lieux, l'équipement et la restauration si nécessaire.
• Préparez les ordres du jour des réunions, rédigez les procès-verbaux et assurez le suivi des points d’action pour garantir leur achèvement dans les délais.
• Gérez et suivez les réponses RSVP pour les événements et les réunions.

Soutien au projet

• Aider le directeur général ou son représentant dans le cadre de projets spéciaux, notamment la recherche, la collecte et l’analyse de données.
• Coordonner avec d’autres départements et partenaires externes sur des initiatives et des projets.

Engagement communautaire

• Maintenir et promouvoir les valeurs culturelles et les principes directeurs de l’organisation dans toutes les pratiques de l’IYR.
• Engagez-vous auprès de la communauté autochtone et soutenez les initiatives qui renforcent les relations et la collaboration.

Santé, sécurité et bien-être

• Tous les employés sont tenus d'exercer leurs fonctions de manière à ne pas nuire à leur propre santé et sécurité et à celles des autres en signalant tous les dangers potentiels, ainsi que tous les incidents et blessures, et en coopérant à toutes les mesures introduites sur le lieu de travail pour améliorer la SST.

Autre

• Maintenir des normes éthiques élevées et faire preuve d’intégrité, d’honnêteté et de fiabilité dans tous les efforts et toutes les communications.
• Soutenir et participer à toutes les réunions du personnel, du département et de l'équipe de l'IYR.
• Participer à des comités, groupes de travail ou projets externes et internes, selon les besoins.
• Entreprendre d'autres tâches assignées.

Les énoncés ci-dessus constituent les fonctions générales du poste et ne doivent pas être interprétés comme une description détaillée de toutes les exigences de travail qui peuvent s'appliquer à ce poste. Les descriptions de poste peuvent être mises à jour de temps à autre.

Qui tu es

• Un résolveur de problèmes avec un état d’esprit axé sur les solutions : Les obstacles et les problèmes imprévus ne vous dérangent généralement pas et vous êtes en mesure de proposer une variété de solutions réalisables lorsqu'ils surviennent.
• Technologiquement averti : Vous disposez d'une connaissance des logiciels informatiques, notamment de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), d'Adobe Reader et de PDF Editor. Une fois initié à un nouveau programme, vous pouvez le prendre en main assez facilement et utiliser les ressources disponibles pour apprendre à l'utiliser au mieux.
• Conscient de tous les détails d’une tâche : Non seulement l'attention portée aux détails et à l'exactitude est très importante, mais vous ne négligez pas la situation dans son ensemble lors de la préparation des documents initiaux pour les contrats/projets.
• Bien organisé et flexible : Vous aimez être préparé et disposer de systèmes organisés pour partager des informations, mais vous ne vous laissez pas entraîner à dévier ou à ajuster votre travail en cas de besoin.
• Solidaire et communicatif : Vous vous occupez des petits détails pour que l'équipe de direction d'IYR puisse se concentrer sur la tâche à accomplir. Vous savez quand demander de l'aide ou prendre la décision vous-même.
• Vous pouvez préserver la confidentialité et êtes responsable : Vous bénéficiez d'un haut niveau de confidentialité car vous aurez accès à des documents et communications de haut niveau.

Compensation

• Salaire : $64,169 – $75,069
• Vacances : 4% de revenus en plus sous forme d'indemnité de vacances

Procédé d'application

Dans le cadre de votre manifestation d'intérêt, veuillez fournir une lettre de présentation qui vous présente et partage votre passion pour le travail aux côtés des jeunes (en particulier les jeunes des communautés autochtones, racialisées et de nouveaux arrivants) et souligne comment vos qualifications correspondent à ce rôle.

Indigenous Youth Roots s’engage à assurer une représentation et un accès équitables. Les candidats issus de communautés autochtones, racialisées, 2SLGBTQ+ et d'autres communautés marginalisées sont encouragés à s'identifier dans la lettre d'accompagnement. IYR croit aux pratiques d'embauche sans obstacles. Veuillez nous contacter pour indiquer comment nous pouvons vous accueillir.

Vous pouvez soumettre une candidature complète (lettre de motivation et CV) via le site Web de l'IYR. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter Jesse Ridgley, responsable des ressources humaines, à Jridgley@indigenousyouthroots.ca

Nous vous encourageons à explorer certains des travaux effectués par l’IYR pour vous familiariser avant les entretiens : https://indigenousyouthroots.ca/